Kostenlose CRM Systeme 2026 – Die 5 besten Gratis-Tools im Test
Vergleiche die besten kostenlosen CRM-Systeme für Selbstständige und KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz. HubSpot CRM, Zoho CRM, CentralStation CRM und Brevo kostenlos testen. DSGVO-konform und KI-optimiert.
Zum CRM Tool Finder ›🏆 Schnell-Empfehlung:
Für die meisten KMU und Selbstständigen ist HubSpot CRM der beste Einstieg: Kostenlos, unlimitierte Kontakte, einfach zu bedienen und DSGVO-konform. Für reine Newsletter-Nutzung: Brevo
Unsere CRM-Systeme Tipps (08.05.2026):
HubSpot CRM
ab €0 / Monat
- Kontakt- & Dealmanagement
- Marketing-Automatisierung
- Integration mit E-Mail & Kalender
CentralStation CRM
ab €19 / Monat
- Einfache Kontaktverwaltung
- DSGVO-konform
- Teamorientierte Nutzung
Zoho CRM
ab €14 / Monat
- KI-gestützte Analysen
- Sales-Automation
- Mobile App verfügbar
Brevo
ab €0 / Monat
- E-Mail-Marketing & Automationen
- CRM-Funktionen integriert
- SMS & WhatsApp-Kampagnen
Rapidmail
ab €9 / Monat
- Professionelle Newsletter
- Drag & Drop Editor
- Automatische Berichte
CleverReach
ab €15 / Monat
- E-Mail-Marketing & Automatisierung
- DSGVO-konform & sicher
- CRM-Integrationen verfügbar
Welche CRM-Systeme sind wirklich kostenlos?
Die kurze Antwort: HubSpot CRM, Zoho CRM Free, Brevo Free, CentralStation CRM und Bitrix24 bieten echte kostenlose Pläne — dauerhaft, ohne versteckte Kosten. Der Unterschied liegt im Detail: Wieviele Kontakte sind erlaubt? Welche Features sind gesperrt? Und wann wird es Zeit für ein Upgrade?
In diesem Vergleich haben wir die fünf besten kostenlosen CRM-Systeme für 2026 ausführlich getestet — damit ihr sofort wisst, welches Tool zu eurer Situation passt.
Hubspot CRM
HubSpot CRM bietet eine All-in-One-Plattform, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice integriert und wichtigen Daten an einem Ort sammelt, was die Zusammenarbeit von Teams verbessert.
CentralStation CRM
CentralStation CRM bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und legt besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit durch die Speicherung aller Daten auf deutschen Servern.
Zoho CRM
Zoho CRM zeichnet sich durch seine hohe Anpassbarkeit aus, die es Unternehmen ermöglicht, spezifische Felder, Module und Workflows zu erstellen, die ihren individuellen Geschäftsprozessen entsprechen.
Die 5 besten kostenlosen CRM-Systeme im Überblick
|
CRM-Tool |
Kostenlose Kontakte |
Nutzer |
Top-Feature |
Einschränkung |
|
HubSpot CRM Free |
Unlimitiert |
Unlimitiert |
E-Mail-Tracking, Deals |
HubSpot-Branding in E-Mails |
|
Zoho CRM Free |
Bis 1.000 |
Bis 3 Nutzer |
Workflows, Berichte |
Kein Mass-Mailing |
|
Brevo Free |
Unlimitiert |
Unlimitiert |
300 Mails/Tag kostenlos |
Brevo-Logo in E-Mails |
|
CentralStation CRM |
Bis 200 |
2 Nutzer |
100% Made in Germany |
Sehr eingeschränkt |
💡 CTA: Jetzt kostenloses CRM testen →
1. HubSpot CRM Free — Unsere Top-Empfehlung
HubSpot CRM ist der klare Sieger unter den kostenlosen CRM-Systemen 2026 — und das aus einem einfachen Grund: Es gibt kaum Einschränkungen. Während andere Anbieter die Kontaktanzahl begrenzen oder wichtige Features hinter Paywalls verstecken, bietet HubSpot Free tatsächlich ein vollständiges CRM ohne Zeitlimit.
Was HubSpot CRM Free enthält:
- Unbegrenzte Kontakte und Unternehmen speichern
- Visuelle Deal-Pipeline mit Drag & Drop
- E-Mail-Tracking (wann wurde eine Mail geöffnet?)
- Aufgaben und Aktivitäten pro Kontakt
- Live-Chat und Meeting-Buchungslinks
- iOS und Android App
- Integration mit Gmail, Outlook, Google Calendar
Für wen ist HubSpot CRM Free geeignet?
HubSpot Free eignet sich am besten für Selbstständige, Freelancer und kleine Teams bis etwa 20 Personen, die noch kein CRM haben und einfach und schnell starten wollen. Die Lernkurve ist gering, die Oberfläche modern und auf Deutsch verfügbar.
Wann lohnt sich ein Upgrade auf HubSpot Starter?
Sobald ihr mehr als 300 E-Mails pro Monat versenden wollt, das HubSpot-Branding entfernen möchtet oder erweiterte Automatisierungen braucht, ist HubSpot Starter (ab €15/Monat) der logische nächste Schritt.
2. Zoho CRM Free — Ideal für 1–3 Nutzer
Zoho CRM ist einer der mächtigsten CRM-Anbieter weltweit — und das kostenlose Paket ist erstaunlich vollständig. Bis zu 3 Nutzer können Zoho CRM Free dauerhaft ohne Kosten nutzen, inklusive Kontaktmanagement, Workflows und Berichtsfunktionen.
Was Zoho CRM Free enthält:
- Bis zu 1.000 Kontakte kostenlos
- Leads, Kontakte, Accounts und Deals verwalten
- Einfache Workflow-Automatisierungen
- Standardberichte und Dashboards
- E-Mail-Integration
- Mobile App für iOS und Android
Einschränkung beachten:
Zoho Free erlaubt kein Massen-E-Mailing — dafür benötigt ihr Zoho Campaigns. Wer Newsletter versenden will, kombiniert Zoho CRM Free mit Brevo Free.
3. Brevo Free — Bestes kostenloses CRM mit Newsletter-Funktion
Brevo (ehemals Sendinblue) ist streng genommen kein reines CRM, sondern eine Kombination aus CRM und E-Mail-Marketing-Plattform. Aber genau das macht es für viele kleine Unternehmen zur perfekten Wahl: Kontakte verwalten und gleichzeitig Newsletter versenden — alles in einem Tool, alles kostenlos.
Was Brevo Free enthält:
- Unlimitierte Kontakte speichern
- 300 E-Mails pro Tag kostenlos versenden
- Drag-and-Drop E-Mail-Editor
- Einfache CRM-Kontaktansicht
- Transaktionsmails (z.B. Bestellbestätigungen)
- EU-Server, DSGVO-konform
4. CentralStation CRM — Das einfachste deutsche CRM kostenlos
Wer ein einfaches, deutsches CRM ohne Schnickschnack sucht und dabei auf maximale DSGVO-Sicherheit setzt, findet in CentralStation CRM die beste Option. Der kostenlose Plan ist für 2 Nutzer und bis 200 Kontakte ausgelegt — ideal für den Einstieg oder sehr kleine Teams.
Server stehen ausschließlich in Deutschland. Der persönliche Support reagiert auf Deutsch. Die Bedienung ist so einfach, dass man in 10 Minuten startet — ganz ohne Einarbeitung.
Kostenlos vs. Bezahlt: Wann reicht ein Gratis-CRM?
Ein kostenloses CRM reicht wenn: ihr weniger als 15–20 Nutzer habt, keine komplexen Automatisierungen braucht, kein eigenes Branding in Mails nötig ist und ihr hauptsächlich Kontakte und Deals tracken wollt.
Ein Upgrade lohnt sich wenn: ihr mehr als 500 Kontakte aktiv bearbeitet, Teamfunktionen und Rollen braucht, umfangreiche Reportings erstellen wollt oder professionelles E-Mail-Marketing betreiben möchtet.
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Häufige Fragen zu kostenlosen CRM-Systemen
Sind kostenlose CRM-Systeme wirklich dauerhaft gratis?
Ja — HubSpot, Zoho, Brevo und CentralStation bieten echte Gratis-Pläne ohne Zeitbegrenzung. Es gibt keine versteckten Kosten, solange ihr im Rahmen der kostenlosen Limits bleibt. Kostenpflichtige Features sind klar gekennzeichnet.
Welches kostenlose CRM ist DSGVO-konform?
Alle fünf empfohlenen Tools sind DSGVO-konform. CentralStation CRM und rapidmail speichern Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. HubSpot, Zoho und Brevo haben EU-Rechenzentren und unterschreiben Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).
Kann ich von kostenlos auf bezahlt upgraden ohne Datenverlust?
Ja, bei allen genannten Anbietern bleibt eure Datenbasis beim Upgrade vollständig erhalten. Ein Wechsel zu einem Paid-Plan aktiviert nur zusätzliche Features — alle bestehenden Daten, Kontakte und Einstellungen bleiben unberührt.