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CentralStation CRM – Das intelligente CRM-System für 2026

CentralStation CRM unterstützt Ihr Unternehmen bei CRM, Marketing-Automation und Vertrieb – für effiziente Teams und messbare Erfolge.

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Kostenloser Plan Usability-Sieger 2026 Made in Germany

CentralStation CRM

Das einfachste CRM für KMU und Solos – intuitiv, kollaborativ und 100 % datenschutzkonform

CentralStation CRM des Kölner Anbieters 42he verzichtet bewusst auf überladene Enterprise-Features und konzentriert sich auf das Wesentliche: eine einfache, übersichtliche Kundenverwaltung für kleine Teams und Dienstleister. Die Software zeichnet sich durch eine extrem flache Lernkurve aus, sodass Mitarbeiter ohne jegliche IT-Schulung sofort produktiv arbeiten können. Dank der kompromisslosen Ausrichtung auf den deutschen Datenschutz, dem Hosting in Deutschland und dem persönlichen Support ist es die ideale Lösung für KMU, Agenturen und Freiberufler im DACH-Raum.

4,4

crm-systeme.com Bewertung

Kleine Teams Fokus Zielgruppe

30 Tage kostenlose Testphase

Mai 2026 Zuletzt getestet

DE-Server 100% DSGVO-konform

Kleine KMU Agenturen Solopreneure Dienstleister B2B DSGVO-konform Deutsches Hosting Einfache Bedienung

0 €

Free Plan · ab 19 € Starter

Dauerhafter Free Plan für Solos

Serverstandort Deutschland

In 5 Minuten einsatzbereit

Persönlicher deutscher Support

CRM gratis testen Alternativen

Funktionsumfang

3,9

Benutzerfreundlichkeit

4,9

Preis-Leistung

4,5

Automationen

3,5

DSGVO / Datenschutz

5,0

Support & Doku

4,8

Stärken & Schwächen auf einen Blick

Das spricht dafür

Extrem übersichtlich: Keine verschachtelten Menüs, sofort verständlich
Herausragender Datenschutz: 100 % DSGVO-konform, Server in Deutschland
Attraktiver kostenloser Plan für Solopreneure (bis zu 3 Nutzer, 200 Kontakte)
Sehr einfache Erfassung von E-Mails über eine persönliche CRM-BCC-Adresse
Faire, transparente Paketpreise ohne versteckte Vertragsklauseln
Exzellenter, persönlicher Support per Telefon und E-Mail auf Deutsch
Perfektes kollaboratives Arbeiten im Team durch gemeinsame Kontakthistorien
Schnelle Datenimporte (Excel/vCard) und unkomplizierte Handhabung

Das spricht dagegen

Funktionsumfang im Vergleich zu HubSpot oder Salesforce stark reduziert
Keine nativen, komplexen Marketing- oder Vertriebsautomationen
Kein integrierter E-Mail-Client (Zwei-Wege-Synchronisation läuft über Add-ons)
Die Berichte und statistischen Auswertungen fallen sehr rudimentär aus
Keine native mobile App im App Store (nur als mobile Web-App nutzbar)
Wenige native Integrationen (Anbindung von Dritt-Tools meist über Zapier)

Funktionen im Detail

Gemeinsame Kundenakte

Sämtliche Notizen, Telefonate, E-Mails und Aufgaben zu einem Kontakt werden chronologisch in einer gemeinsamen Ansicht gebündelt. Jedes Teammitglied ist sofort im Bilde.

Pragmatisches Deal-Management

Verwalte deine Angebote und potenziellen Umsätze in einer klaren, einfachen Listen- oder Stufenübersicht. Ideal, um offene Angebote nicht aus den Augen zu verlieren.

E-Mail-Ablage via BCC-Funktion

Leite ein- oder ausgehende Kunden-Mails einfach per Blindkopie (BCC) an deine spezifische CRM-Adresse weiter. Die Nachricht wird automatisch der passenden Kundenakte zugeordnet.

Intelligente Tag- & Filtersysteme

Verweise Kontakte mit individuellen Schlagworten (Tags) wie „A-Kunde“, „Messe 2026“ oder „Zulieferer“. Kombiniere Filter, um präzise Empfängerlisten für externe Newsletter-Tools zu erstellen.

Aufgaben & Wiedervorlagen

Verknüpfe Aufgaben direkt mit Personen oder Projekten. Lass dich per E-Mail an Fristen erinnern und delegiere To-dos unkompliziert an andere Kollegen im System.

Mobile Web-App

Es gibt keine App im App-Store, jedoch ist die Web-Oberfläche komplett responsiv programmiert. So hast du auch via Smartphone im Browser vollen Zugriff auf alle Adressen und Notizen.

Projektabwicklung & Historie

Neben dem reinen Vertrieb lassen sich auch kleinere Projekte oder Event-Planungen in CentralStation CRM abbilden, um den Kundenpfad auch nach dem Verkaufsabschluss lückenlos zu dokumentieren.

Datenschutz „Made in Germany“

Gehostet in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Strengste Einhaltung der DSGVO, automatische Backups und ein leicht verständlicher, digitaler AVV machen die Compliance spielend einfach.

Preise & Pläne (2026)

Kostenlos

0 €

dauerhaft · max. 3 Nutzer

Bis zu 200 Kontakte
Maximal 20 Deals
Volle CRM-Funktionalität
BCC-E-Mail-Anbindung
Deutsches Hosting inklusive
Support via Hilfe-Center

Beliebt bei kleinen KMU

Team

49 €

Pauschalpreis / Monat (max. 10 Nutzer)

Bis zu 3.000 Kontakte
Unlimitierte Deals & Projekte
10 GB Dateispeicher
Excel-Exporte & Daten-Import
Rechte- & Rollenverwaltung
Voller Telefonsupport

Business

99 €

Pauschalpreis / Monat (max. 20 Nutzer)

Bis zu 10.000 Kontakte
Unlimitierte Deals & Projekte
20 GB Dateispeicher
Priorisierter Support
Erweiterte Filteroptionen
API-Schnittstellenzugriff

Enterprise

199 €

Pauschalpreis / Monat (max. 40 Nutzer)

Bis zu 30.000 Kontakte
Unlimitierte Deals
50 GB Dateispeicher
Höchste API-Priorität
Individuelle Backup-Optionen
Persönliches Onboarding-Telefonat

So funktioniert CentralStation CRM in der Praxis

Kontakte einpflegen & taggen

Leads werden manuell oder per Excel-Import angelegt. Über sinnvolle Tags wie „Interessent“ oder „Dienstleister“ wird die Adressdatenbank von Beginn an übersichtlich strukturiert.

Interaktionen lückenlos protokollieren

Nach jedem Telefonat wird eine kurze Notiz in der Kundenakte hinterlassen. Kunden-Mails werden via BCC automatisch angehängt. So weiß das gesamte Team über Absprachen Bescheid.

Angebote (Deals) nachverfolgen

Ein offenes Angebot wird als Deal mit dem voraussichtlichen Volumen verknüpft. Gleichzeitig wird eine Aufgabe zur Wiedervorlage erstellt, um rechtzeitig beim Kunden nachzufassen.

Kundenbeziehungen langfristig pflegen

Dank der unkomplizierten Filterung nach Tags lassen sich im Handumdrehen zielgerichtete Kontaktlisten exportieren, um Kunden exakt dosiert und datenschutzkonform zu kontaktieren.

„

Wir wollten ein CRM, das unsere Mitarbeiter nicht frustriert. CentralStation CRM hat genau das geschafft: Es ist so einfach aufgebaut wie ein digitales Adressbuch, bietet aber genau die Funktionen, die wir im Agenturalltag zum Nachfassen von Angeboten brauchen. Und das Beste: Das Thema DSGVO ist absolut sauber gelöst.

Thomas H.

Inhaber · Kommunikationsagentur · Köln · 8 Mitarbeiter

Geeignet für

Kleine KMU (1–30 MA) Solopreneure Dienstleister Agenturen Beratungen

Technische Details

Cloud-Plattform (SaaS) · Kein Setup nötig
Serverstandort Deutschland (Frankfurt)
Optimierte mobile Web-Ansicht (Browser)
REST-API für Datenaustausch
Oberfläche komplett auf Deutsch
100% DSGVO-konform · AVV online

CentralStation CRM vergleichen mit

CentralStation vs. HubSpot CentralStation vs. Pipedrive CentralStation vs. Zoho CRM Alle CRM-Systeme vergleichen

Häufige Fragen zu CentralStation CRM

Ist CentralStation CRM wirklich dauerhaft kostenlos?

Ja, die „Kostenlos“-Version ist dauerhaft gratis und zeitlich unbegrenzt. Sie richtet sich speziell an Kleinunternehmer und Solos. Die Einschränkungen betreffen den Umfang: Du kannst maximal 200 Kontakte verwalten, bis zu 20 Deals anlegen und das Team darf aus höchstens 3 Nutzern bestehen. Wer mehr Speicherplatz oder Kontakte benötigt, wechselt flexibel in einen der Tarife ohne Mindestlaufzeit.

Wo liegen meine Daten und wie steht es um die DSGVO?

CentralStation CRM setzt beim Thema Datenschutz Maßstäbe. Die Server stehen ausnahmslos in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt am Main). Es findet kein Datentransfer in unsichere Drittstaaten statt. Ein gesetzeskonformer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) lässt sich direkt im Account mit wenigen Klicks digital abschließen. Damit ist die Software zu 100 % DSGVO-konform.

Gibt es eine echte Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisation?

Eine integrierte, automatische Zwei-Wege-Synchronisation (IMAP) gibt es im Standard-Funktionsumfang nicht direkt. Das System setzt auf das pragmatische BCC-Verfahren: Du setzt bei Kunden-Mails einfach eine individuelle CRM-E-Mail-Adresse ins Blindkopie-Feld (BCC), wodurch die Mail der passenden Kundenakte zugeordnet wird. Für eine tiefergehende Synchronisation oder Kalender-Abgleiche lassen sich Dritt-Add-ons koppeln.

Wie funktioniert die Abrechnung der Tarife?

Im Gegensatz zu vielen amerikanischen Mitbewerbern rechnet CentralStation CRM nicht pro einzelnem Nutzer ab, sondern vertreibt monatliche Pauschal-Pakete (z.B. der Tarif „Team“ für bis zu 10 Nutzer und 3.000 Kontakte). Das macht die Budgetierung sehr planbar. Die Tarife sind zudem extrem fair gestaltet: Es gibt keine Mindestvertragslaufzeiten, du kannst monatlich kündigen oder den Tarif wechseln.

Kann ich Newsletter direkt aus dem CRM verschicken?

Nein, CentralStation CRM bietet kein integriertes Tool für professionelle Massen-Newsletter, um das System schlank zu halten. Der empfohlene Weg führt über die Filterung nach Tags: Du filterst im Handumdrehen die gewünschte Zielgruppe heraus, exportierst diese als Excel-Liste oder übergibst sie via Schnittstelle direkt an spezialisierte, DSGVO-konforme Newsletter-Anbieter wie CleverReach oder Newsletter2Go.

Für wen ist CentralStation CRM nicht geeignet?

Das Tool ist ungeeignet für Großkonzerne oder stark vertriebsfokussierte Teams, die tiefe Automatisierungen, KI-gestützte Umsatzprognosen (Forecasting) oder ein integriertes Telefonsystem (VoIP) benötigen. Wenn du komplexe Marketing-Funnel oder automatisierte Lead-Nurturing-Strecken aufbauen willst, sind HubSpot oder Zoho CRM die deutlich besseren Optionen. CentralStation CRM glänzt dort, wo Einfachheit vor Funktionsüberladung geht.

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