Kostenlose CRM Systeme 2026 – Die 5 besten Gratis-Tools im Test
Vergleiche die besten kostenlosen CRM-Systeme für Selbstständige und KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz. HubSpot CRM, Zoho CRM, CentralStation CRM und Brevo kostenlos testen. DSGVO-konform und KI-optimiert.
Zum CRM Tool Finder ›Kostenlose CRM-Systeme 2026:
Die 5 besten Gratis-Tools im Test
Welches kostenlose CRM-System hält wirklich, was es verspricht? Wir haben HubSpot CRM, Zoho CRM, Brevo, CentralStation CRM und Bitrix24 ausführlich auf Funktionsumfang, DSGVO-Konformität und Praxistauglichkeit für den DACH-Markt getestet – damit du sofort weißt, welches Gratis-CRM zu deinem Unternehmen passt.
Schnell-Empfehlung
Für die meisten KMU und Selbstständigen ist HubSpot CRM Free der beste kostenlose Einstieg: unlimitierte Kontakte, keine Zeitbegrenzung, deutsche Oberfläche und DSGVO-konform. Wer primär E-Mail-Marketing und Newsletter braucht, ist mit Brevo Free besser beraten. Wer ausschließlich deutschen Servern vertrauen will: CentralStation CRM.
Die 5 besten kostenlosen CRM-Systeme im Vergleich
Alle Tools dauerhaft kostenlos verfügbar – kein Testzeitraum, keine versteckten Kosten im Free Plan
HubSpot CRM
CRM · Marketing · Sales
0 €
Free Plan · dauerhaft · unlimitierte Nutzer
Testbericht · Was HubSpot CRM Free wirklich kann
HubSpot CRM ist der unangefochtene Testsieger unter den kostenlosen CRM-Systemen 2026. Der Free Plan ist tatsächlich großzügig: unlimitierte Kontakte, unlimitierte Nutzer und eine vollständige Pipeline-Ansicht – dauerhaft kostenlos. Für Selbstständige, Freelancer und kleine Teams bis etwa 20 Personen gibt es kaum eine bessere Einstiegsoption. Die deutsche Benutzeroberfläche, die iOS- und Android-App sowie die nahtlose Gmail- und Outlook-Integration machen den Einstieg besonders einfach.
Zoho CRM
CRM · Sales · Automation
0 €
bis 3 Nutzer · dauerhaft kostenlos
Testbericht · Was Zoho CRM Free wirklich kann
Zoho CRM Free ist eine der leistungsfähigsten kostenlosen CRM-Lösungen auf dem Markt – wenn man bereit ist, etwas mehr Einarbeitungszeit zu investieren. Bis zu 3 Nutzer können dauerhaft kostenlos Leads, Kontakte, Accounts und Deals verwalten, einfache Workflow-Automationen einrichten und auf Standard-Berichte zugreifen. Besonders stark: die hochgradig anpassbaren Module und Felder, die das System auch für spezifische Branchen wie Immobilien oder B2B-Vertrieb geeignet machen.
Brevo
E-Mail-Marketing · CRM · SMS
0 €
unlimitierte Kontakte · 300 Mails/Tag
Testbericht · Was Brevo Free wirklich kann
Brevo ist streng genommen kein reines CRM-System, sondern die ideale Kombination aus CRM und E-Mail-Marketing-Plattform. Für kleine Unternehmen, Coaches und Freelancer, die Kontakte verwalten und gleichzeitig Newsletter versenden wollen, ist Brevo Free oft die beste Wahl: alles in einem Tool, keine Monatskosten, kein Datenchaos zwischen zwei Systemen. Der kostenlose Plan erlaubt unlimitierte Kontakte und 300 E-Mails pro Tag – für viele Solo-Selbständige vollkommen ausreichend.
CentralStation CRM
CRM · Kontakte · Team
0 €
bis 2 Nutzer · 200 Kontakte · dauerhaft
Testbericht · Das einfachste deutsche kostenlose CRM
CentralStation CRM ist die klarste Empfehlung für alle, bei denen DSGVO-Konformität und deutsche Server absolut nicht verhandelbar sind. Alle Daten liegen auf Servern in Köln, der Support antwortet auf Deutsch und die Bedienung ist so intuitiv, dass man in unter 10 Minuten startet – ohne Schulung, ohne IT. Der kostenlose Plan ist zwar auf 2 Nutzer und 200 Kontakte begrenzt, bietet aber alle Kernfunktionen für einfaches Kontakt- und Aufgabenmanagement. Für Steuerberater, Anwälte, Handwerker und andere Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen ist CentralStation CRM die sicherste Wahl.
Bitrix24
CRM · Intranet · Kollaboration
0 €
unlimitierte Nutzer · dauerhaft kostenlos
Testbericht · Wenn Kollaboration + CRM kombiniert sein soll
Bitrix24 ist kein reines CRM-System, sondern ein vollständiges Business-OS: CRM, Projektmanagement, Intranet, Video-Konferenzen und HR-Tools in einer Plattform – und das für unlimitierte Nutzer kostenlos. Das klingt verlockend, hat aber einen Haken: Die Oberfläche ist komplex, die Einarbeitungszeit deutlich länger als bei HubSpot oder Brevo. Für Unternehmen, die ein zentrales System für CRM und interne Kollaboration suchen und bereit sind, Zeit in die Einrichtung zu investieren, ist Bitrix24 Free jedoch eine der mächtigsten kostenlosen Optionen am Markt.
Schnellvergleich: Kostenlose CRM-Systeme auf einen Blick
Stand Mai 2026 · Free-Plan-Features · ✓ = vorhanden · – = eingeschränkt · ✗ = nicht verfügbar
| CRM-System | Kontakte (Free) | Nutzer | E-Mail-Mktg. | Automation | DE-Server | Mobile App | Upgrade ab |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | Unlimitiert | Unlimitiert | ab 15 €/Monat | ||||
| Zoho CRM | Bis 1.000 | Bis 3 | ab 14 €/Nutzer | ||||
| Brevo | Unlimitiert | Unlimitiert | ab 7 €/Monat | ||||
| CentralStation CRM | Bis 200 | Bis 2 | 🇩🇪 | ab 19 €/Monat | |||
| Bitrix24 | Unlimitiert | Unlimitiert | ab 49 €/Monat |
Kostenloses CRM: Wann reicht es – und wann nicht?
Die ehrliche Einschätzung – damit du die richtige Entscheidung triffst
Ein kostenloses CRM ist kein Kompromiss – es ist für viele Selbstständige, Freelancer und kleine Teams die beste Wahl, zumindest für den Start. Die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Gratis-CRM ausreicht, sondern ob deine spezifischen Anforderungen innerhalb der Free-Plan-Grenzen abgedeckt werden.
Was Free-Pläne fast immer beinhalten: Kontaktverwaltung, eine grundlegende Pipeline-Ansicht, E-Mail-Integration und eine mobile App. Was in kostenlosen Plänen fast immer fehlt oder stark eingeschränkt ist: umfangreiche Automationen, eigenes Branding in ausgehenden Mails, erweiterte Berichte und priorisierter Support.
Ein kostenloses CRM reicht, wenn…
- du weniger als 1.000 aktive Kontakte verwaltest
- dein Team aus 1–5 Personen besteht
- du keine komplexen Automatisierungen brauchst
- das CRM-Branding in E-Mails kein Problem ist
- du primär Kontakte und Deals tracken willst
- du gerade erst anfängst und Budget sparen willst
- du zuerst testen möchtest, ob ein CRM wirklich hilft
Ein Upgrade lohnt sich, wenn…
- du professionelle E-Mail-Automationen brauchst
- das CRM-Branding in ausgehenden Mails stört
- du umfangreiche Berichte und Attribution willst
- dein Team größer als 5–10 Personen ist
- du mehr als 5.000 Kontakte aktiv bearbeitest
- priorisierter Support und SLA wichtig ist
- du CRM tief mit anderen Tools integrieren willst
Wenn Free nicht mehr reicht: Die besten Upgrade-Optionen
Die günstigsten bezahlten Pläne der empfohlenen Tools – mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis
HubSpot
Starter Plan
ab 15 €/Monat
- Kein HubSpot-Branding in Mails
- E-Mail-Automationen
- 1.000 Marketing-Kontakte
- Erweiterte Formulare
- Priorisierter Support
Zoho CRM
Standard Plan
ab 14 €/Nutzer
- Scoring-Regeln
- Erweiterte Workflow-Automation
- 250 Massen-E-Mails/Tag
- Individuelle Berichte
- E-Mail-Sentiment-Analyse
Brevo
Starter Plan
ab 7 €/Monat
- Kein Brevo-Logo in Mails
- Kein Tageslimit für E-Mails
- Basis E-Mail-Automation
- A/B-Testing
- 24/7-Chat-Support
Was Nutzer über kostenlose CRM-Systeme berichten
Echte Erfahrungen aus dem DACH-Raum
Ich hab HubSpot Free ein Jahr lang genutzt – für mich als Solo-Beraterin war das vollkommen ausreichend. Kontakte, Deals, E-Mail-Tracking – alles drin. Erst als ich Newsletter-Automationen wollte, bin ich auf Starter gewechselt.
Als Handwerksbetrieb mit 2 Mitarbeitern war CentralStation CRM genau das Richtige: einfach, auf deutschen Servern und ohne IT-Kenntnisse bedienbar. Der freie Plan reicht uns komplett.
Brevo Free war der perfekte Start für meinen Newsletter. 300 Mails täglich kostenlos und ich konnte gleichzeitig Kontakte verwalten – das spart mir ein zweites Tool und 20 € im Monat.
Zoho CRM Free für 3 Nutzer – nach einer Woche Einarbeitung läuft unser Vertrieb deutlich strukturierter. Die Workflow-Automation war der Game-Changer, der mir täglich 45 Minuten manuelle Arbeit spart.
Häufige Fragen zu kostenlosen CRM-Systemen
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